In zilele noastre, ERP (Enterprise Resource
Planning = Planificarea resurselor companiei) nu are legatura
prea mare cu numele lui. Uita de planificarea resurselor - nu e
chiar atat de tare la asta, dar retine partea cu compania. Asta
este marea ambitie a ERP-ului: sa integreze toate functiile
departamentelor din firma intr-un singur sistem informatic
unitar, care sa serveasca intereselor si necesitatilor tuturor.
Sa nu crezi ca daca esti intr-o firma mica, treaba cu departamentele nu te priveste. Intr-o firma mica un om poate face treaba unui departament sau a 5 departamente deodata. Dar daca sunteti mai mult de 4 oameni deja aveti o problema. Citeste mai departe.
E un tel destul de ambitios sa poti avea un singur program (set de programe) care sa serveasca necesitatilor oamenilor de la financiar dar si de la resurse umane si de la depozite in acelasi timp. In mod tipic, fiecare dintre aceste departamente are propriul sistem optimizat pentru modul in care isi desfasoara activitatea. Dar ERP combina toate acestea intr-un sistem unitar care lucreaza pe o baza de date unica astfel incat diferite departamente sa poata face mai usor schimb de informatii si sa comunice mai rapid unele cu altele.
Integrarea este cuvantul principal si exact acesta este marele beneficiu al implementarii corecte a unui sistem informatic potrivit.
Sa luam de exemplu o comanda de la un client. De obicei, cand un client plaseaza o comanda, aceasta isi incepe o lunga calatorie de-a lungul firmei, de cele mai multe ori in format de hartie, trecand din birou in birou si stand de multe ori la coada in urma altor comenzi. Tot acest drum duce la intarzieri in onorarea comenzii si poate chiar pierderea comenzii sau clientului insusi, iar (re)introducerea in programe diverse poate conduce cu usurinta la erori. In acelasi timp, numeni din firma nu stie care este stadiul exact al comenzii la un moment dat pentru ca nu este posibil pentru cei de la financiar, de exemplu, se intre in sistemul de la depozit pentru a afla daca comanda a fost livrata. 'Sunati la depozit' e refrenul pe care il aud de multe ori clientii. Ce credeti, le place?
Binainteles, daca firma este mica (sau comanda este mare), poate fi suficient sa il intrebi pe gestionarul de la depozit si s-ar putea sa afli imediat ce se mai intampla. Dar daca el e la toaleta chiar atunci cand iti arde buza sa afli (clientul e in telefon)? In orice caz, cat merge, merge. Dar cand firma mai creste, nu mai merge sigur. De altfel depinde si ce standarde iti propui, care este concurenta pe piata si cat de bine isi gestioneaza si ei relatia cu clientii.
ERP inlocuieste toate sistemele de sine-statatoare de la contabilitate, depozite, resurse umane, productie si vanzari cu un singur sistem atot-cuprinzator ce include programe cu aceleasi utilitate. Contabilitatea, financiarul , gestiunea, salarizarea, facturarea au toate programele proprii cu deosebirea ca toate astea programe lucreaza acum pe o baza de date comuna, astfel incat cineva de la contabilitate poate sa se uite in programul de gestiune sa vada daca o comanda a fost livrata din depozit.
Ce este ERP? Inseamna un sistem informatic unitar. Inseamna integrare si comunicare pe cale informatica in interiorul firmei, si cu mari implicatii inspre exterior. Un sistem informatic bun (potrivit, bine implementat) si bine exploatat este chiar sistemul nervos al firmei.
