ERP (Enterprise Resource Planning) a fost creat pentru a răspunde necesităților de gestionare a activității firmelor. De-a lungul timpului, sistemele informatice menite să rezolve aceste probleme s-au dezvoltat în acord cu transformările economice ale lumii, evoluând de la simpla gestionare a stocurilor la multitudinea de sarcini îndeplinite azi.
În zilele noastre, un sistem ERP este un set de aplicații informatice ce trebuie să fie capabil să integreze toate funcțiile departamentelor din firmă într-un singur sistem informatic unitar, care să servească intereselor și necesităților tuturor.
Să nu crezi că dacă ești într-o firmă mică, treaba cu departamentele nu te privește. Într-o firmă mică un om poate face treaba unui departament sau a 5 departamente deodată. Dar dacă sunteți mai mult de 4 oameni deja aveți o problemă.
E un țel destul de ambițios să poți avea un singur program (set de programe) care să servească necesităților oamenilor de la financiar dar și de la magazine, producție și de la depozite în același timp. În mod tipic, fiecare dintre aceste departamente are propriul sistem optimizat pentru modul în care își desfășoară activitatea. Dar ERP combină toate acestea într-un sistem unitar care lucrează pe o bază de date unică astfel încât diferite departamente să poată face mai ușor schimb de informații și să comunice mai rapid unele cu altele.
Integrarea este cuvântul principal și exact acesta este marele beneficiu al implementării corecte a unui sistem informatic potrivit.
Să luăm de exemplu o comandă de la un client. De obicei, când un client plasează o comandă, aceasta își începe călătoria de-a lungul firmei, de cele mai multe ori în format de hârtie (dar la fel de bine și în excel, mail, telefonic, verbal, whatsapp, etc), trecând din birou în birou și stând de multe ori la coadă în urma altor comenzi. Tot acest drum duce la întârzieri în onorarea comenzii și poate chiar pierderea comenzii sau clientului însuși, iar (re)introducerea în programe diverse poate conduce cu ușurință la erori. În același timp, numeni din firmă nu știe care este stadiul exact al comenzii la un moment dat pentru că nu este posibil pentru cei de la magazin, de exemplu, se intre în sistemul de la depozit pentru a afla dacă comanda a fost livrată. 'Să sunăm la depozit' e refrenul pe care îl aud de multe ori clienții.
Bineînțeles, dacă firma este mică (sau comanda este mare), poate fi suficient să îl întrebi pe gestionarul de la depozit și s-ar putea să afli imediat ce se mai întâmplă. Dar dacă el e în concediu chiar atunci când îți arde buza să afli (clientul e în telefon)? În orice caz, cât merge, merge. Dar când firma mai crește, nu mai merge sigur. De altfel depinde și ce standarde îți propui, care este concurența pe piață și cât de bine își gestionează și ei relația cu clienții.
ERP înlocuiește toate sistemele de sine-stătătoare de la contabilitate, depozite, resurse umane, producție și vânzări cu un singur sistem a-tot-cuprinzător ce include programe cu aceleași utilitate. Contabilitatea, financiarul, gestiunea, salarizarea, facturarea au toate programele proprii cu deosebirea că toate astea programe lucrează acum pe o bază de date comună, astfel încât cineva de la contabilitate poate să știe că o comandă a fost livrată (marfa a ieșit efectiv din depozit și ieșirea a fost înregistrată), pentru că vede notele contabile generate automat de sistem.
În privința planificării... Aceasta este cu adevărat posibilă numai după ce sistemul este implementat corect și complet și el începe să producă un istoric de date structurate și coerente. Acest istoric poate fi exploatat pentru a arăta tendințe, marje, ponderi și în general indicatorii de performanță ai firmei. Cu cât acestea sunt mai ușor de obținut și sunt în concordanță cu realitatea curentă, cu atât planificarea activității firmei poate fi realizată cu mai mare exactitate.
Ce este ERP? Un sistem informatic unitar. Înseamnă integrare și comunicare pe cale informatica, atât în back-office dar și în front-office și online. Un sistem informatic bun (potrivit, bine implementat) și bine exploatat funcționează ca un sistem nervos al firmei.
Afla despre Synapsa si de ce este acesta un sistem deosebit.