La fel de bine putem sa ne intrebam cat de importanta e contabilitatea pentru firma. Nu vorbim aici despre obligativitatea declaratiilor de venit, taxe si impozite, ci despre necesitatea operatiunilor contabile pentru derularea activitatilor, managementul si dezvoltarea firmei. Raspunsul variaza in functie de urmatorii factori:
- Gradul de informatizare a proceselor in firma
- Anvergura firmei
- Unghiul de abordare: note contabile sau tranzactii economice
In orice firma exista un grup mai mare sau mai restrans de oameni care sunt motorul activitatii. Ei fac lucrurile sa se intample iar atentia managerului este concentrata asupra performantei lor. Aceste grupuri sau departamente pot fi : vanzarile, productia, tehnicul, iar centrul de greutate este asezat pe oricare dintre ele in functie de domeniul de activitate principal al firmei.
Contabilitatea este doar un instrument. Poti sa il folosesti sau nu. Cu cat gradul de informatizare a proceselor in firma este mai scazut, cu atat contabilitatea este mai rupta de realitatea vanzarilor, productiei, tehnicului. La limita, contabilul nu face decat sa scrie ('post-mortem') notele contabile ale proceselor de mult incheiate in activitatea firmei. Este asa de mult in urma incat atunci cand termina rapoartele contabile, datele sunt deja vechi. In extremis, daca toate tranzactiile din firma sunt incluse intr-un sistem ERP, acesta furnizeaza metode de inregistrare contabila automata pentru orice miscare cu efecte economice/financiare. In aceasta situatie, motorul contabilicesc primeste materie prima proaspata permanent si rapoartele contabile sunt si ele vii.
Cu cat firma este mai mare, cu atat mai importante devin rapoartele financiare si gradul lor de acuratete si ?prospetime?. Cu cat firma este mai mare si ne-informatizata, cu atat creste timpul de generare a rapoartelor financiar-contabile, ajungandu-se la saptamani intregi de lucru numai pentru consolidarea tuturor informatiilor pentru obtinerea balantei de verificare lunara. Cu cat trece timpul , cu atat mai putin interesante devin rapoartele contabile periodice, nascute deja batrane.
Din punctul de vedere strict al operarii in programul de contabilitate intr-un ERP, se constata ca numarul de tranzactii operate strict in acesta este relativ constant indiferent de anvergura firmei, relativ la toate celelalte tranzactii care se opereaza la nivelul tuturor departamentelor active.
Intr-o firma in care un sistem ERP acopera toate sectoarele de activitate, programul de contabilitate nu trebuie sa faca nimic special. Toate datele, informatiile, notele contabile preformatate ii parvin , intr-un fel , singure, bineinteles, ghidate de sistem. Programul produce rapoartele lui obisnuite indiferent cu ce volum de informatii are de-a face.
Apropo de asta imi amintesc ceva dragut. Acum cativa ani, actorul Patrick Stewart (capitanul Jean-Luc Picccard din Star-Treck, daca va mai amintiti) a fost intrebat de un reporter, dupa ce jucase in rolul regelui Lear din binecunoscuta piesa a lui Shakespeare, cum i se paruse rolul: greu sau usor de interpretat. Actorul a raspuns cu mult umor, cam asa: A fost usor, eu nu trebuia sa fac nimic special, ceilalti actori trebuiau sa joace rolul de supusii regelui.
Intr-un ERP, programul de contabilitate este o piesa centrala, dar el nu e singurul care se ocupa de socoteli, ci tot sistemul.
Daca este sa alegeti un sistem informatic pentru eficientizarea activitatii firmei, atunci alegeti unul care sa contina si contabilitatea integrata cu gestiunea, productia si vanzarile.