Numărul de utilizatori care pot folosi Synapsa e stabilit în funcție de anvergura firmei și de abonamentul ales. Nu există restricții cu privire la câți utilizatori din cadrul firmei pot lucra simultan.

Synapsa este un pachet de soluții integrate. Există un set de aplicații de bază (Contabilitate-Financiar, Gestiune, Imobilizări, Facturare, Contracte, Producție, Definirea companiei, Prețuri și tarife) incluse în toate tipurile de abonament.

În funcție de nevoile firmei tale, se poate opta și pentru includerea altor module  în abonamentul curent, cum ar fi Analiza eficientei, Resurse Umane si altele pe diferite industrii.  Acestea sunt diponibile la cerere și se încadrează în toate abonamentele începând cu cel Basic.

Ca și procedură standard, o implementare Synapsa cuprinde urmatoarele etape:

1. Stabilirea centrelor de cost si profit

2.Stabilirea rolurilor salariaților, în baza organigramei funcționale

Inițializarea (introducerea stadiului inițial, de pornire) pentru:

3. Contabilitate, inclusiv financiar și comercial

4. Stocuri, obiecte de inventar și mijloace fixe

5. Prețuri și tarife

6. Contracte

7. Personal

8.  Stabilirea (redactarea și popularizarea) procedurilor de lucru

9. Teste de lucru și instruirea personalului

10. Ziua "Z" - Începerea operării

11. Tratarea excepțiilor

1. Anvergura companiei: organizatiile mici cu procese simple necesită mai putine customizări și migrări de date prin urmare implementarea poate dura considerabil mai puțin decât în cazul unei companii mari, cu mai multe centre de cost, cu rulaje mai mari de date.

2. Dacă implementarea este de tip SaaS sau On Premise: În cazul unei implementari în Cloud, procesul este mai scurt.

3. Numărul de utilizatori: implementarea unui ERP pentru 10 utilizatori va dura mult mai putin decat o implementare menită pentru 100+ utilizatori.  Timpul necesar este alocat nu doar organizării sistemului ci și training-ului sau implicării acestora în procesul de operare.

Fiecare afacere este diferita prin urmare si fiecare proiect de implementare are variabile diferite. Durata estimativă de implementare se stabilește în urma unei analize detaliate împreună cu consultanții noștri.

Synapsa a fost conceput ca un program ușor de adaptat în rutina zilnică de serviciu, pentru a face mai ușoară viața utilizatorului/operatorului de date. 

O parte dintre avantaje sunt:

- Interfața intuitivă. Aplicațiile pot fi folosite și de un utilizator  nespecializat (de exemplu, fară studii de contabilitate).

- Introducerea datelor o singură dată

- Cresterea abilitatii personale de a finaliza sarcini legate de munca propriu-zisă, la timp și fără erori având acces imediat la seturi concrete de informații

- Căutare rapidă în cataloage de mii de articole

- Selecție rapidă a datelor

- creșterea vitezei de introducere a datelor datorita elementeloe ergonomice ale programului.

- Timp scurt de generare a rapoartelor, declarațiilor sau altor documente

- Posibilitatea de modificare, ștergere a documentelor, cu pastrarea trasabilitatii

- Flexibilitate si mobilitate: numărul angajaților care lucrează de acasă este într-o continuă creștere. Synapsa  permite să lucrezi de oriunde atât timp cât ai acces la o rețea de internet și un dispozitiv inteligent

- Reducerea riscurilor de încălcare a conformității datelor

Synapsa aduce beneficii cum ar fi:

-Costuri de IT centralizate – un singur program care încorporează toate aplicațiile necesare desfășurării activității.

-Date unificate într-o singură “sursă de adevăr”

-Procese și proceduri eficientizate

-Mai multă productivitate

-Vizibilitate: Acces la toate informațiile existente pentru toate departamentele de business

- Analiza performanței pe baza unei selecții de criterii: centre de cost, perioade, clienți furnizori, produse, ș.a.m.d

-Generare de rapoarte în timp real

-Acces la informații din toate departamentele/sectoarele de business

-Acces diferențiat la informații pentru utilizatori

-Transparență

-Acces la o bază de date consolidată de informații

-Mobilitate

-Creșterea calității  serviciilor către clienți

-Îmbunătățirea colaborării dintre echipe/angajați

-Reducerea costurilor  de operare

Înainte de implementarea unui ERP, sunt necesare actiuni obisnuite de inventariere a starii curente, cum ar fi:

·  Documentarea stării actuale a proceselor și a centrelor de cost/profit existente.

·   întocmirea unei  liste informative cu  problemele  pentru care se dorește remedierea cu ajutorul programului ERP

·   Specificarea aplicațiilor existente și modelele de foi de calcul sau orice alte alternative folosite de angajați pentru a fi luate în vedere.

·   Stabilirea numărului de utilizatori si rolurile lor atat in companie cat si ca utilizatori in aplicatie.

Pentru a asigura asimilarea fără obstacole a programului Synapsa în rândul utilizatorilor din firmă, este necesar ca aceștia să fie informați despre scopul implementării, și familiarizați cu documentația programului Synapsa înainte de începerea inițializărilor de date.

Există o serie de indicatori care te pot ajuta să îți dai seama dacă ai ajuns în punctul în care ai nevoie de un sistem ERP bun, printre care:

·   Aplicațiile pe care le folosești în prezent nu comunică unele cu celelalte (funcționează separat)

·    Managementul financiar este din ce în ce mai complex și consumă mult timp pe măsură ce afacerea crește

·    Vânzările și serviciile către clienți au de suferit  din cauza comunicării defectuoase și a lipsei unei centralizări a datelor

·    Este dificil să analizezi informațiile din cadrul afacerii tale pentru a lua deciziile cele mai bune

·     Lipsa de mobilitate: tu și echipa ta  nu aveți acces  de oriunde la informații

·    Costurile de întreținere și licențiere ale aplicațiilor curente devin din ce în ce mai mari, și consumă mult timp.

·Există redundanță în introducerea datelor