Implementarea unui sistem
ERP intr-o organizatie este un proces extrem de complex.
Necesita
o planificare sistematica, expertiza si o abordare bine
structurata. In functie de anvergura organizatiei, implementarea
unui sistem ERP `atotcuprinzator` poate dura si ani. De multe
ori, acest proces implica transformari semnificative ale
proceselor interne si chiar ale personalului.
Cata vreme in firmele mai mici administrarea implementarii revine de obicei echipei de IT interne (daca exista), in firmele mari se recomanda consultarea expertilor, special instruiti sa proiecteze si sa gestioneze astfel de proiecte. Producatorii sistemelor ERP ofera si ei consultanta in organizarea proiectului de implementare si ajutor in reproiectarea fluxurilor interne de activitate, in functie de necesitatile beneficiarului. Exista trei tipuri de servicii necesare pentru implementarea unui sistem ERP: consultanta, customizarea si suportul.
- Serviciile de consultanta sunt necesare pe tot parcursul implementarii dar mai ales la inceput, in faza de proiectare a implementarii, la analiza transformarilor necesare in firma, in programarea trainingului personalului, etc.
- Customizarea este adaptarea aplicatiilor software la specificul beneficiarului. Desi sistemele ERP sunt proiectate pentru operatiile de baza, obisnuite in orice firma, de cele mai multe ori sunt necesare ajustari si completari ale functiunilor pentru a se potrivi cat mai bine cu modul de lucru al organizatiei.
- Serviciile de suport includ atat asistenta acordata utilizatorilor cat si mentenanta si actualizarea sistemului.
Procesul de implementare a unui sistem ERP trece prin 5 faze majore: planificarea structurata, evaluarea proceselor, selectia informatiilor, instruire & testare, utilizare & evaluare.
-
Planificarea este prima faza si este cruciala: atunci se selecteaza echipa de implementare, se analizeaza procesele de activitate, este evaluata circulatia informatiei prin firma si inspre exteriorul ei, atat sub aspectul cantitativ cat si calitativ, se stabilesc obiectivele esentiale ale implementarii si se elaboreaza un plan de lucru.
-
Evaluarea proceselor este pasul urmator - atunci se studiaza capacitatile sistemului softwsare fata de procesele din firma, se disting operatiile manuale de cele ce pot fi efectuate semi/automat de catre sistem, se creaza proceduri de lucru cu sistemul software.
-
Selectia informatiilor este etapa in care se analizeaza care sunt datele necesare a fi prelucrate in sistemul informatic, se adauga informatii, se elimina informatiile nefolositoare.
-
Instruirea personalului si testarea sistemului (in sarcina) se petrec aproape concomitent. Baza de date completa este verificata de echipa de implementare folosind metode de testare in functie de procesele urmarite. Instruirea personalului are loc atat la punctul de lucru individual, cat si in grupuri acolo unde este necesara pregatire `teoretica`. Cu aceasta ocazie se mai fac verificari si ajustari punctuale in interfetele programelor.
-
Utilizarea si evaluarea: dupa ce sistemul este in functiune se urmareste buna desfasurare a activitatii si se fac testari periodice ale parametrilor de functionare.
